Uitleg over deze template

Verwerkingsvoorwaarden Mentaal verzorgen 2018

Datum: 23-05-2018

Deze verwerkingsvoorwaarden (hierna de ''Voorwaarden'') zijn van toepassing op alle Diensten (als hierna gedefinieerd) van Mentaal verzorgen (hierna ''Mentaal verzorgen''), een onderneming naar Nederlands recht, geregistreerd onder nummer 67461336, gevestigd aan de Herengracht 66, 1015 BR Amsterdam, Nederland (hierna “Mentaal verzorgen”).

Elke onderneming, bedrijf of andere partij die een account heeft op het Mentaal verzorgen platform of op andere wijze gebruik maakt van de Diensten (hierna de “Klant”) zal worden geacht de Voorwaarden onvoorwaardelijk te hebben geaccepteerd.

In het kader van deze Voorwaarden zal de Klant worden aangemerkt als de Verantwoordelijke en Mentaal verzorgen als de Verwerker.

Overwegende

Gelet op artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 (AVG), zullen deze Voorwaarden van toepassing zijn op alle Diensten die Mentaal verzorgen levert aan de Klant alsmede de afspraken tussen partijen weergeven met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens van de Klant.

1.    Definities

1.    1.1."AVG", betekent Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 April 2016 inzake de bescherming van natuurlijke personen en met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;

1.    1.2."Betrokkene", betekent een natuurlijk persoon wiens Persoonsgegevens worden verwerkt door Mentaal verzorgen;

1.    1.3."EER", betekent de Europese Economische Ruimte;

1.    1.4."Data Lek", betekent een niet-geautoriseerde of onrechtmatige Verwerking, openbaarmaking van  of toegang tot Persoonsgegevens van de Klant; onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies of wijziging van Persoonsgegevens van de Klant;

1.    1.5."Diensten", betekent elke activiteit die word geleverd of uitgevoerd door Mentaal verzorgen voor de Klant;

1.    1.6.“Persoonsgegeven”, heeft de betekenis uiteengezet in Artikel 4 van de AVG;

1.    1.7."Persoonsgegevens van de Klant", betekent alle persoonsgegevens van de Klant die worden verwerkt door Mentaal verzorgen of derden onder instructie van Mentaal verzorgen in verband met de Diensten; 

1.    1.8."Privacy Shield", betekent het EU-V.S. raamwerk dat ondernemingen voorziet van een wijze om te voldoen aan privacy verplichtingen wanneer zij persoonsgegevens versturen vanuit de EU aan de Verenigde Staten;

1.    1.9."Sub-verwerker", betekent elke partij of entiteit die aangewezen is door of namens Mentaal verzorgen om Persoonsgegevens van de Klant te verwerken.

1.    1.10.‘’Verantwoordelijke’’, heeft de betekenis uiteengezet in Artikel 4 van de AVG;

1.    1.11.‘’Verwerker’’, heeft de betekenis uiteengezet in Artikel 4 van de AVG;

1.    1.12. Alle termen die hierboven niet zijn gedefinieerd hebben dezelfde betekenis als in de AVG, en gerelateerde termen zullen op gelijke wijze worden uitgelegd.

1.    Toepassing en duur van de Voorwaarden

2.1 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle Persoonsgegevens van de Klant die door Mentaal verzorgen worden verwerkt in relatie tot de Diensten. Mentaal verzorgen mag erop vertrouwen dat de persoon die deze Voorwaarden accepteert, gerechtigd is dit te doen in naam van de Klant. De Voorwaarden blijven van kracht tot, en vervallen automatisch op het moment dat,  alle Persoonsgegevens van de Klant worden verwijderd en/of geretourneed zoals beschreven in artikel 11 van de Voorwaarden (Verwijdering of teruggave van Persoonsgegevens).

1.    Verwerking van Persoonsgegevens

3.1 De Klant is verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van Persoonsgegevens van de Klant en bepaalt op welke wijze deze gegevens worden gebruikt via of door community websites van de Klant.

3.2 Mentaal verzorgen zal de verwerking van Persoonsgegevens van de Klant in verband met levering van de Diensten faciliteren.

3.3 Mentaal verzorgen zal Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend verwerken met het oog op het verbeteren en ter beschikking stellen van Diensten aan de Klant. Mentaal verzorgen zal Persoonsgegevens van de Klant alleen verwerken namens de Klant en in overeenstemming met deze Voorwaarden en de gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij anders vereist door de relevante wet waaraan Mentaal verzorgen is onderworpen.

3.2 Mentaal verzorgen zal zich houden aan alle toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming bij de Verwerking van Persoonsgegevens van de Klant.

3.3 Mentaal verzorgen zal de Klant onverwijld informeren indien, naar het oordeel van Mentaal verzorgen, een opdracht van Klant met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens van de Klant, inbreuk maakt op relevante gegevensbeschermingswetgeving en / of deze Voorwaarden, tenzij de toepasselijke wetgeving dit verbiedt.

1.    Beveiligingsmaatregelen en Geheimhouding

4.1 Mentaal verzorgen zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen en handhaven om Persoonsgegevens van de Klant te beschermen.

4.2 Onze beveiligingsmaatregelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot maatregelen ter encryptie van Persoonsgegevens van de Klant; het vermogen om de voortdurende vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van verwerkingsystemen en -diensten te waarborgen; het vermogen om de tijdige beschikbaarheid en toegang tot Persoonsgegevens van de Klant te herstellen na een incident; en het regelmatig testen / beoordelen / evalueren van de effectiviteit van toegepaste maatregelen om de veiligheid van de Verwerking te waarborgen.

4.3 Mentaal verzorgen zal passende stappen ondernemen om de naleving van de veiligheidsmaatregelen door de personen die bevoegd zijn om de Persoonsgegevens van de Klant te verwerken, te verzekeren. In dit kader zullen alle personen die geautoriseerd zijn om Persoonsgegevens van de Klant te verwerken gebonden zijn aan vertrouwelijkheid of een wettelijke verplichting tot vertrouwelijkheid hebben.

4.4 Mentaal verzorgen draagt er zorg voor dat alleen de personen die bevoegd zijn om Persoonsgegevens van de Klant te verwerken toegang krijgen tot deze gegevens en alleen voor zover noodzakelijk om Diensten aan de Klant te leveren en verbeteren.

4.5 Mentaal verzorgen is niet verantwoordelijk voor Persoonsgegevens van de Klant die worden verzameld door of via de Klant buiten de Diensten, noch voor Persoonsgegevens van de Klant die wordt verzameld door derden zoals websites van derden, of tools of plug-ins die worden gebruikt door de Klant.

4.6 Alle content op de web site en in de ledenomgeving is voorzien van het auteursrecht. Delen, kopiëren of verspreiden is strafbaar onder artikel 1 van het auteursrecht. 

4.7 Er zijn publicaties waarvan het auteursrecht aan andere dan mentale verzorging toebehoren. Hier zal altijd naar verwezen worden en de bronvermelding zal te zien zijn,  

1.    Sub-Verwerking

5.1 Mentaal verzorgen zal alleen een Sub-verwerker aanwijzen voor enige verwerkingsactiviteiten op grond van deze Voorwaarden indien die Sub-verwerker zich binnen de EER of de Verenigde Staten van Amerika bevindt (op voorwaarde dat een dergelijke Amerikaanse partij voldoet aan het Privacy Shield). In alle andere gevallen zal Mentaal verzorgen de Klant vooraf om toestemming vragen informeren alvorens een Sub-verwerker te gebruiken.

5.2 Met betrekking tot iedere Sub-verwerker, zal Mentaal verzorgen ervoor zorgen dat:

5.2.1 Een dergelijke opdracht wordt vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst of middels een andere geschreven rechtshandeling;

5.2.2 De verplichtingen zoals neergelegd in deze Voorwaarden en onder artikel 28 (3) van de AVG mutatis mutandis worden opgelegd aan de Sub-verwerker;

5.2.3 Sub-verwerker Persoonsgegevens van de Klant verwerkt in overeenstemming met toepasselijke technische en organisatorische maatregelen krachtens deze Voorwaarden en Artikel 32 van de AVG;

5.3 Mentaal verzorgen is verantwoordelijk voor de verwerking van de Persoonsgegevens van de Klant door een Sub-verwerker.

1.    Rechten van Betrokken

6.1 Mentaal verzorgen stelt de Klant op verzoek in staat om de verwerking van Persoonsgegevens van de Klant te openbaren, te corrigeren, te verwijderen, te beperken, en om Persoonsgegevens van de Klant te exporteren.

6.2 Verzoeken van Betrokkene

6.2.1 In geval een Betrokkene een verzoek doet met betrekking tot Persoonsgegevens van de Klant, zal Mentaal verzorgen Betrokkene ondersteunen bij het indienen van zijn / haar verzoek bij de Klant, die op dergelijke verzoeken zal reageren.

6.2.2 Mentaal verzorgen zal de Klant helpen bij het voldoen aan haar verplichting om te reageren op verzoeken van Betrokkene om de uitoefening van de rechten van Betrokkene mogelijk te maken, zoals vastgelegd in Hoofdstuk III van de AVG.

1.    Delen van data

7.1 Persoonsgegevens van de Klant worden uitsluitend door Mentaal verzorgen en / of aangestelde Sub-verwerkers verwerkt: (i) binnen de EER; of (ii) de Verenigde Staten van Amerika (op voorwaarde dat een dergelijke Amerikaanse partij voldoet aan het Privacy Shield); of (iii) in een door de Europese Commissie erkend land dat Persoonsgegevens een passend beschermingsniveau biedt.

7.2 Wanneer Mentaal verzorgen door Klant is toegestaan om Persoonsgegevens van de Klant over te dragen aan een ontvanger of land buiten de EER of de Verenigde Staten van Amerika, (op voorwaarde dat een dergelijke Amerikaanse partij voldoet aan het Privacy Shield); en het gegevensbescherming systeem van een dergelijk land is (i) niet erkend door de Europese Commissie als een voldoende beschermingsniveau voor Persoonsgegevens; of (ii) valt niet onder een geschikt kader of certificering die door de relevante autoriteiten of rechtbanken wordt erkend als een voldoende niveau van bescherming van Persoonsgegevens, dan zal Mentaal verzorgen standaardcontractbepalingen implementeren (krachtens het besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 betreffende standaardcontractuele bepalingen).

1.    Data Lek

8.1 In het geval van een Data Lek dat van invloed is op Persoonsgegevens van de Klant, zal Mentaal verzorgen de Klant onmiddellijk op de hoogte brengen van de inbreuk. MENTAAL VERZORGEN neemt onmiddellijk maatregelen om de inbreuk te stoppen en eventuele nadelige gevolgen te beperken.

8.2 Mentaal verzorgen zal de Klant ondersteunen bij het waarborgen van de naleving van wettelijke verplichtingen om de inbreuk te melden aan een toezichthoudende autoriteit of Betrokkene van de Data Lek op de hoogte brengen overeenkomstig de Artikelen 33 en 34 van de AVG.

1.    Impact Assessments

9.1 Mentaal verzorgen zal de Klant assisteren bij het uitvoeren van impact assessments, inclusief overleg met toezichthoudende autoriteiten of andere bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten, om te voldoen aan de verplichtingen zoals uiteengezet in de Artikelen 35 en 36 van de AVG, of gelijkwaardige bepalingen van enige andere wetgeving inzake gegevensbescherming.

1.    Register van Verwerkingsactiviteiten

10.1 Mentaal verzorgen houdt een register bij van haar verwerkingsactiviteiten met betrekking tot deze Voorwaarden en de Persoonsgegevens van de Klant, in overeenstemming met de vereisten zoals vastgelegd in Artikel 30 van de AVG.

10.2 Mentaal verzorgen zal dergelijke gegevens op verzoek onverwijld aan Klant ter beschikking stellen.

1.    Verwijdering of teruggave van Persoonsgegevens

11.1 De Klant bepaalt hoe lang de Persoonsgegevens van de Klant worden bewaard, in overeenstemming met de relevante wetgeving. Mentaal verzorgen zal standaard alle Persoonsgegevens van de Klant verwijderen in overeenstemming met clausules 11.2 en 11.3, tenzij de Klant ervoor kiest om een ander bewaarbeleid toe te passen, die vervolgens wordt besproken met Mentaal verzorgen en wordt gedocumenteerd tussen de partijen. [Standaard zal Mentaal verzorgen alle persoonlijke klantgegevens binnen één (1) jaar verwijderen, tenzij de klant ervoor kiest om een andere bewaarperiode toe te passen.]

11.2 Bij beëindiging van de Diensten, of op een eerder tijdstip op schriftelijk verzoek van de Klant, zal Mentaal verzorgen alle Persoonsgegevens van de Klant, inclusief bestaande kopieën daarvan, verwijderen en / of retourneren, tenzij de wet anders voorschrijft.

11.3 Na ontvangst van een schriftelijk verwijderingsverzoek van de Klant, verwijdert Mentaal verzorgen de Persoonsgegevens van de Klant die verwerkt zijn door Mentaal verzorgen uiterlijk binnen [een maand].

1.    Audit

12.1 De Klant, of een derde die handelt onder instructie van de Klant, heeft het recht om op eigen kosten een audit uit te voeren, met betrekking tot de gegevensbeveiliging en privacy procedures van Mentaal verzorgen, de naleving daarvan, deze Voorwaarden en de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming, voor zover betrekking hebbende op de Verwerking van Persoonsgegevens van de Klant. De Klant kan verlangen dat Mentaal verzorgen aantoont dat deze procedures worden nageleefd in plaats van of in aanvulling op het uitvoeren van een dergelijke audit.

1.    Aansprakelijkheid

13.1 De aansprakelijkheid van Mentaal verzorgen, onder deze Voorwaarden of bij wet, zal te allen tijde beperkt zijn tot het bedrag dat wordt gedekt door de aansprakelijkheidsverzekering van Mentaal verzorgen. Indien deze aansprakelijkheidsverzekering niet voorziet in voldoende dekking, dan is de aansprakelijkheid van Mentaal verzorgen te allen tijde beperkt tot het bedrag dat de Klant heeft betaald aan Mentaal verzorgen voor de betreffende Diensten in het betreffende kalenderjaar.

13.2 Mentaal verzorgen is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor Persoonsgegevens van de Klant die worden verwerkt door of via de Klant buiten de Diensten, noch voor Persoonsgegevens van de Klant die wordt verwerkt door derden zoals websites van derden, of tools of plug-ins die worden gebruikt door de Klant. De Klant zal Mentaal verzorgen vrijwaren voor en gevrijwaard houden van alle aansprakelijkheden die volgen uit dergelijke verwerking.

13.3 Mentaal verzorgen is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele geleden mentale beschadiging. Het gebruik van onze site is geheel op eigen risico. 

13.4 Voor klachten of geschillen verwijzen wij naar de klachten en geschillen regeling van de NOBCO(www.NOBCO.nl) 

1.    Afsluitende voorwaarden

14.1 Deze Voorwaarden en de uitleg daarvan wordt beheerst door Nederlands recht.

14.2. Ieder dispuut met betrekking tot de Voorwaarden zal worden beslecht door de Nederlandse rechter, welke exclusief bevoegd zal zijn om over de kwestie te oordelen tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.

14.3 Toekomstige wijzigingen van deze Voorwaarden zullen schriftelijk worden vastgelegd. Zulke wijzigingen zullen worden neergelegd in een update van deze Voorwaarden.

14.4 Mocht een bepaling van de Voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar worden geacht, dan blijven de overige Voorwaarden geldig en van kracht. De ongeldige of niet-afdwingbare bepaling wordt (i) zo nodig gewijzigd om de geldigheid en afdwingbaarheid ervan te waarborgen, met behoud van de bedoelingen van de partijen of, indien dit niet mogelijk is, (ii) geconstrueerd op een manier alsof het ongeldige of niet-afdwingbaar deel daarin nooit was vervat.